L’avvio della piena operatività del sistema per il controllo della tracciabilità dei rifiuti, a seguito del contenzioso relativo all’individuazione del concessionario del servizio, si allontana inesorabilmente. Diviene del tutto improbabile che il SISTRI dal primo gennaio 2018 sostituisca completamente, almeno con riferimento alla gestione dei rifiuti classificati come pericolosi, il tradizionale insieme di adempimenti documentali costituito da formulario identificativo del rifiuto (FIR), registro di carico e scarico e modello unico di dichiarazione ambientale.
A qualche mese di distanza dal parere espresso dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) sulla possibilità di affiancare la scansione dei FIR realizzata secondo le disposizioni che garantiscono la conservazione sostitutiva digitale al registro di carico e scarico tenuto con modalità esclusivamente informatiche, a condizione che siano garantire la certezza della riferibilità temporale delle annotazioni e l’inalterabilità delle stesse, anche il ministero dell’Ambiente, rispondendo a un quesito, legittima la trasmissione telematica della quarta copia del formulario identificativo del rifiuto con posta elettronica certificata (PEC).
Archiviazione elettronica del formulario e gestione esclusivamente informatica del registro
L’AGID ha argomentato la possibilità di mettere in atto la conservazione digitale sostitutiva dei formulario sostenendo che: «il formulario di identificazione trasporto rifiuti, previsto dalla disposizione di cui all’articolo 193, comma 1 del D.lgs 152/2006, è un documento che integra i registri di carico e scarico dei rifiuti. Tali registri, di cui all’articolo 190, comma 1 del predetto decreto, “sono gestiti con le procedure e le modalità fissate dalla normativa sui registri Iva”. Rientra, pertanto, nell’ambito della disciplina di cui al D.M. 17 giugno 2014 recante "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005». L’Agenzia per l’Italia digitale, inoltre, ha precisato che: «In particolare, l'articolo 4 del predetto D.M. che disciplina gli obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari, stabilisce che “Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell'art. 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione avviene secondo le modalità di cui all'art. 3 del presente decreto».
L’AGID, infine, ha affermato che: «per quanto previsto dalle suddette disposizioni, si ritiene che sia possibile effettuare la conservazione delle copie informatiche dei formulari di identificazione trasporto rifiuti cartacei».
L’invio del FIR con posta elettronica certificata
In linea con le indicazioni dell’AGID, il ministero dell’Ambiente ritiene conforme alle disposizioni del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD, Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) una procedura di invio tramite posta elettronica certificata e di conservazione digitale sostitutiva della quarta copia dei formulari di identificazione dei rifiuti.
Tale procedura, in specifico, deve prevedere l’acquisizione tramite scanner, la registrazione in formato PDF/A della quarta copia del formulario e la sottoscrizione elettronica del file secondo le disposizioni dettate dall’art. 3 del decreto ministeriale 23/01/2014. La copia digitale del documento firmato elettronicamente, secondo le indicazioni del dicastero dell’Ambiente, non richiede l’apposizione della marca temporale e il file ottenuto con le modalità prescritte può essere inviato a mezzo Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) al produttore del rifiuto.
La scansione del FIR dovrà essere archiviata elettronicamente con software certificato, mentre l’originale cartaceo sarà archiviato, in armadi metallici aventi caratteristiche di resistenza al fuoco, in locali provvisti del Certificato di Prevenzione Incendi. Infine, il formulario cartaceo dovrà essere reso disponibile su richiesta alle autorità di controllo o al produttore o detentore del rifiuto avviato al trattamento.
In sintesi, il ministero, richiamando quanto disposto dal Codice dell'Amministrazione Digitale, afferma il valore giuridico della trasmissione in formato digitale tramite P.E.C. della quarta copia del formulario in alternativa alla consegna dell’originale cartaceo. Al riguardo viene anche richiamata la necessità di rispettare le regole di conservazione e archiviazione (Capo III) e di firma digitale (Capo II, Sez. II) previste dal CAD.
Dalla dematerializzazione all’effettiva semplificazione
Le indicazioni ufficiali formulate dall’Agenzia per l’Italia digitale e dal Ministero dell’Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare consentono di impostare in modo diverso, e sicuramente più adatto sia alle esigenze delle imprese sia a quelle degli organi di controllo, la complessa serie di adempimenti posti a garanzia della corretta gestione del rifiuto.
Ci si augura solo che la linea di progressiva dematerializzazione degli adempimenti sia stata definitivamente imboccata e, soprattutto, che si rinunci definitivamente a creare una specifica modulistica per ogni rifiuto o sottoprodotto gestito: si pensi al modulo di annotazione e al documento di trasporto dei RAEE ritirati con il criterio dell’”uno contro zero”, diverso rispetto a quello dei medesimi rifiuti ritirati “uno contro uno”; alle nuove “schede tecniche” per i sottoprodotti, rigorosamente cartacee e stampate su fogli di formato A4 preventivamente vidimati; ai documenti di trasporto per le terre e rocce da scavo e, infine, all’incontrollato proliferare di nuove sezioni, schede e moduli del Modello Unico di Dichiarazione ambientale.
Paolo Pipere
Esperto di Diritto dell’Ambiente e consulente giuridico ambientale
